Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa o:
– Zebraniu należy przez to rozumieć Walne Zebranie Sprawozdawczo-Wyborcze
– Stowarzyszeniu należy przez to rozumieć Stowarzyszenie Przyjaciół Suwalszczyzny
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. W obradach biorą udział:
- członkowie zwyczajni,
- zaproszeni goście;
- osoby wspomagające i obsługujące Zebranie;
- przedstawiciele mediów.
2. Członkowie zwyczajni mają prawo do:
- udziału w dyskusji – po udzieleniu głosu przez prowadzącego Zebranie;
- zgłaszania wniosków i propozycji uchwał, stanowisk, itp.;
Członkowie zwyczajni mają obowiązek potwierdzić swoją obecność na Zebraniu poprzez złożenie podpisu na przygotowanej liście obecności osób uprawnionych do głosowania.
3. W przypadku braku wymaganego kworum do podejmowania prawomocnych uchwał w pierwszym terminie, Przewodniczący wyznacza w tym samym dniu drugi termin, 15 minut po pierwszym terminie. Uchwały Zebrania podczas obrad w drugim terminie są prawomocne bez względu na liczbę osób uprawnionych do głosowania uczestniczących w obradach.
4. Głosowania są jawne i odbywają się poprzez podniesienie ręki, zgodnie z § 24 Statutu.
5. Zgodnie z § 24 ust. 2 Statutu Stowarzyszenia głosowanie może zostać utajnione.
PRZEBIEG ZEBRANIA
1. Zebranie otwiera Przewodniczący Stowarzyszenia.
2. Po otwarciu zebrania członkowie Stowarzyszenia dokonują wyboru Prezydium Zebrania: Przewodniczącego i Sekretarza Zebrania, a także członków komisji Uchwał i Wniosków bądź powierza jej obowiązki Prezydium Zebrania.
3. Wyboru dokonuje się spośród obecnych na zebraniu członków Stowarzyszenia .
4. Obradami Zebrania kieruje Przewodniczący Zebrania.
5. Obowiązki Przewodniczącego Zebrania:
- ogólne kierowanie obradami;
- przedstawienie projektu regulaminu obrad i przeprowadzenie głosowania nad jego przyjęciem;
- udzielanie głosu uczestnikom obrad oraz Przewodniczącemu komisji oraz odbieranie głosu dyskutantom odbiegającym od tematu lub odbiegającym od porządku obrad lub łamiącym Statut Stowarzyszenia, Regulamin Obrad, itp.
- czuwanie nad rzeczowym przebiegiem obrad,
- przyjmowanie wniosków związanych z zakresem działania Prezydium Zebrania,
- przeprowadzanie głosowań,
- dopilnowanie wyczerpania porządku obrad,
- rozstrzyganie wątpliwości regulaminowych po ewentualnych konsultacjach z pozostałymi członkami Prezydium,
- Od decyzji Przewodniczącego członkom przysługuje prawo odwołania się do Zebrania.
- Obowiązki Sekretarza Zebrania:
- zbieranie materiałów do sporządzania protokołu,
- terminowe sporządzenie protokołu (14 dni).
KOMISJE ZEBRANIA
- Komisję Mandatowo – Wyborczo- Skrutacyjną i Komisję Uchwał i Wniosków wybierają członkowie spośród siebie w liczbie 3-5 osób.
- Zadania Komisji Uchwał i Wniosków można powierzyć Prezydium Zebrania.
- Komisje, o których mowa w ust. 1 wybierają Przewodniczącego i Sekretarza.
- Członkowie Komisji Skrutacyjnej nie mogą kandydować i być wybierani do Zarządu i Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia
- Do zadań Komisji należy:
1) Mandatowo-Wyborczo-Skrutacyjnej
a) stwierdzenie prawomocności Zebrania
b) rejestrowanie kandydatów na listach wyborczych i bieżące informowanie członków
o zgłoszonych kandydatach
c) określenie czasu zgłaszania kandydatów,
d) określenie sposobu zgłaszania kandydatów,
e) przedstawienie uczestnikom Zebrania przedmiotu, techniki i trybu głosowania,
f) ustalenie sposobu oddawania głosów,
g) sporządzenie i wydawanie kart do głosowania oraz odnotowanie tego faktu w przypadku utajnienia glosowania. Kandydaci na karcie do glosowania wpisywani są w kolejności alfabetycznej.
h) liczenie głosów,
i) w przypadku utajnienia głosowania zebranie kart do głosowania do urny wyborczej oraz zabezpieczenia kart do głosowania,
j) sporządzenia protokołu z głosowania,
k) ustalenie i podanie wyników głosowania.
2) Uchwał i Wniosków
a) opracowywanie na piśmie zgłoszonych przez członków: projektów uchwał i propozycji zmian w projektach uchwał, wniosków, itp.
OGOLNY PORZADEK OBRAD
- Przedmiotem obrad Zebrania są sprawy objęte porządkiem obrad.
- W każdej sprawie objętej porządkiem obrad członek ma prawo zabrać głos.
- Przewodniczący udziela głosu wg kolejności zgłoszeń. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Zebrania może zmienić kolejność udzielania głosu.
- Po przedstawieniu członkom przez Komisję Uchwał i Wniosków złożonego projektu wniosku, uchwały, stanowiska itp. wnioskodawca ma prawo go uzasadnić.
- W dyskusji nad tą samą sprawą ten sam członek nie może zabierać głosu więcej niż dwa razy. Jego pierwsze wystąpienie nie może przekraczać 3 minut, drugie – 2 minut. Przewodniczący Zebrania może przedłużyć czas wypowiedzi i zezwolić na kolejne zabranie głosu.
- Prawo zabierania głosu poza kolejnością mają przedstawiciele Komisji powołanych przez Zebranie w zakresie tematyki dotyczącej prac danej Komisji.
- W trakcie dyskusji Przewodniczący Zebrania udziela głosu poza kolejnością członkowi zgłaszającemu wniosek formalny.
- Do wniosków formalnych zalicza się wnioski o:
- przerwanie, odroczenie lub zamknięcie obrad,
- utajnienie głosowania,
- zmiany Przewodniczącego Zebrania,
- zamknięcie listy mówców,
- odroczenie lub zamknięcie dyskusji,
- przejście do porządku obrad,
- odesłanie do komisji,
- głosowanie bez dyskusji,
- zmianę porządku obrad,
- zamknięcie dyskusji i przeprowadzenie głosowania,
- ograniczenie czasu wypowiedzi,
- stwierdzenie kworum,
- przeliczenie głosów.
- Zebranie rozstrzyga o wniosku formalnym po wysłuchaniu wnioskodawcy i jednego głosu przeciwnego (o ile taki będzie).
- Członkowie mogą w głosowaniu zamknąć dyskusję. W tym przypadku do głosu dopuszczone zostają jedynie te osoby, które znalazły się już na liście dyskutantów. Osoby, które nie zdążyły zgłosić chęci udziału w dyskusji mogą złożyć pisemne wypowiedzi lub wnioski do protokołu lub Komisji Uchwał i Wniosków.
- Uczestnikowi, który zakłóca porządek obrad, łamie dyscyplinę obrad lub nie stosuje się do przepisów niniejszego Regulaminu Przewodniczący Zebrania udziela upomnienia.
- Po zamknięciu dyskusji nad danym tematem Przewodniczący udziela głosu wnioskodawcy. Po jego wypowiedzi, jeśli zachodzi potrzeba Zebranie przystępuje do głosowania.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Walne Zebranie obraduje według niniejszego regulaminu.
- Z obrad Zebrania Sekretarz Zebrania sporządza protokół, który podpisuje Przewodniczący Zebrania oraz Sekretarz Zebrania.
- W sprawach nieobjętych niniejszym Regulaminem decyduje Zebranie.
- Przebieg Zebrania może być nagrywany.